只要一句話，讓電腦自己跑！

10 個部門模組

78 種情境，任你挑選。

先挑一件最花時間的事開始。每一張卡都是同一種工作：收到資料、照規則判斷與換算、打進系統或產出表單，沒把握就問人。挑部門，或直接搜尋單據名稱。

這些是適用情境的整理；能不能做，以貴公司流程實測為準。

• 財務會計打進系統

  進項發票登打

  一句交辦的話「這疊進項發票登進去」

  資料從哪來

  紙本、照片或 PDF 的進項發票

  做到哪裡

  ERP 進項發票登錄

  我想先做這一件 →
• 財務會計產出表單

  銷項發票開立資料整理

  一句交辦的話「這個月出的貨整理成發票明細」

  資料從哪來

  出貨紀錄

  做到哪裡

  待開發票明細表

  我想先做這一件 →
• 財務會計產出表單

  銀行對帳

  一句交辦的話「銀行明細跟帳上逐筆對」

  資料從哪來

  銀行交易明細、帳上收付紀錄

  做到哪裡

  對帳結果與差異清單

  我想先做這一件 →
• 財務會計打進系統

  應收帳款沖銷

  一句交辦的話「這筆匯款沖掉對應的應收」

  資料從哪來

  匯款通知、應收明細

  做到哪裡

  ERP 應收沖銷

  我想先做這一件 →
• 財務會計產出表單

  費用報銷單審核

  一句交辦的話「報銷單看有沒有附單據、超標」

  資料從哪來

  報銷單與所附單據

  做到哪裡

  審核結果與退件清單

  我想先做這一件 →
• 財務會計產出表單

  廠商對帳單核對

  一句交辦的話「廠商對帳單跟進貨紀錄逐筆對」

  資料從哪來

  廠商對帳單、進貨紀錄

  做到哪裡

  核對結果與差異清單

  我想先做這一件 →
• 財務會計產出表單

  請款單對合約

  一句交辦的話「請款金額對合約單價」

  資料從哪來

  請款單、合約單價表

  做到哪裡

  核對結果與應付金額

  我想先做這一件 →
• 財務會計產出表單

  應付帳款付款排程

  一句交辦的話「到期的應付排出付款清單」

  資料從哪來

  應付明細與到期日

  做到哪裡

  付款清單

  我想先做這一件 →
• 財務會計打進系統

  傳票登打

  一句交辦的話「這些憑證照科目登傳票」

  資料從哪來

  憑證、收據

  做到哪裡

  會計系統傳票

  我想先做這一件 →
• 財務會計產出表單

  扣繳資料整理

  一句交辦的話「年底扣繳資料整理成一張表」

  資料從哪來

  給付紀錄、勞務報酬單

  做到哪裡

  扣繳申報用清冊

  我想先做這一件 →
• 業務打進系統

  訂單轉銷貨單

  一句交辦的話「這張訂單轉成銷貨單」

  資料從哪來

  客戶訂單

  做到哪裡

  ERP 銷貨單

  我想先做這一件 →
• 業務打進系統

  聊天訊息訂單建檔

  一句交辦的話「客戶傳來的訊息建成訂單」

  資料從哪來

  通訊軟體訊息、傳真

  做到哪裡

  ERP 訂單

  我想先做這一件 →
• 業務產出表單

  報價單製作

  一句交辦的話「照價目表跟折扣做報價單」

  資料從哪來

  價目表、客戶折扣條件

  做到哪裡

  報價單

  我想先做這一件 →
• 業務打進系統

  客戶資料建檔

  一句交辦的話「新客戶資料表打進系統」

  資料從哪來

  客戶資料表、名片

  做到哪裡

  ERP 客戶主檔

  我想先做這一件 →
• 業務產出草稿

  出貨通知

  一句交辦的話「今天出的貨通知客戶」

  資料從哪來

  當日出貨單

  做到哪裡

  出貨通知草稿

  我想先做這一件 →
• 業務產出草稿

  應收催款提醒

  一句交辦的話「逾期的應收列出來提醒」

  資料從哪來

  應收帳齡表

  做到哪裡

  逾期清單與催款信草稿

  我想先做這一件 →
• 業務產出表單

  客戶對帳單寄送

  一句交辦的話「月底對帳單照客戶寄出」

  資料從哪來

  當月銷貨與收款紀錄

  做到哪裡

  各客戶對帳單

  我想先做這一件 →
• 業務打進系統

  退貨折讓單登錄

  一句交辦的話「這批退貨開折讓單」

  資料從哪來

  退貨單、原銷貨單

  做到哪裡

  ERP 折讓單

  我想先做這一件 →
• 採購打進系統

  採購單建立

  一句交辦的話「請購核准了，開採購單」

  資料從哪來

  已核准的請購單

  做到哪裡

  ERP 採購單

  我想先做這一件 →
• 採購產出表單

  廠商報價比價表

  一句交辦的話「三家報價排在一起比」

  資料從哪來

  各家廠商報價單

  做到哪裡

  比價表

  我想先做這一件 →
• 採購產出表單

  請購單彙總

  一句交辦的話「今天的請購單彙總成一張」

  資料從哪來

  各部門請購單

  做到哪裡

  請購彙總表

  我想先做這一件 →
• 採購產出表單

  交期追蹤

  一句交辦的話「還沒到貨的採購單列出來」

  資料從哪來

  採購單、進貨紀錄

  做到哪裡

  未到貨追蹤清單

  我想先做這一件 →
• 採購打進系統

  廠商資料建檔

  一句交辦的話「新廠商的資料建進系統」

  資料從哪來

  廠商資料表

  做到哪裡

  ERP 廠商主檔

  我想先做這一件 →
• 採購打進系統

  進貨退出登記

  一句交辦的話「這批退貨登記進貨退出」

  資料從哪來

  退貨清單、原進貨單

  做到哪裡

  ERP 進貨退出單

  我想先做這一件 →
• 採購產出草稿

  詢價單寄送

  一句交辦的話「這幾個品項跟三家廠商詢價」

  資料從哪來

  請購品項、廠商名單

  做到哪裡

  詢價信草稿

  我想先做這一件 →
• 採購打進系統

  合約單價更新

  一句交辦的話「新合約的單價更新到系統」

  資料從哪來

  新合約價目表

  做到哪裡

  ERP 品項單價檔

  我想先做這一件 →
• 人資產出表單

  薪資與勞健保級距重算

  一句交辦的話「級距調整了，全部重算」

  資料從哪來

  薪資表、級距表

  做到哪裡

  重算後的投保級距清單

  我想先做這一件 →
• 人資產出表單

  加班與出勤彙整

  一句交辦的話「打卡紀錄跟加班單對一對」

  資料從哪來

  打卡紀錄、加班單

  做到哪裡

  加班與出勤彙整表

  我想先做這一件 →
• 人資打進系統

  新進人員資料建檔

  一句交辦的話「新人資料表打進人事系統」

  資料從哪來

  新人資料表與附件

  做到哪裡

  人事系統員工主檔

  我想先做這一件 →
• 人資產出表單

  出勤異常彙整

  一句交辦的話「這週出勤異常整理給我」

  資料從哪來

  出勤打卡表

  做到哪裡

  出勤異常清單

  我想先做這一件 →
• 人資打進系統

  請假單登錄

  一句交辦的話「這幾張假單登進系統」

  資料從哪來

  紙本或電子假單

  做到哪裡

  人事系統請假紀錄

  我想先做這一件 →
• 人資產出表單

  到離職手續清單

  一句交辦的話「下週報到的人，手續列清單」

  資料從哪來

  到離職名單

  做到哪裡

  手續檢查清單

  我想先做這一件 →
• 人資打進系統

  排班表登錄

  一句交辦的話「下個月班表登進系統」

  資料從哪來

  班表照片或試算表

  做到哪裡

  排班系統

  我想先做這一件 →
• 人資產出表單

  教育訓練紀錄登錄

  一句交辦的話「這張簽到表登訓練紀錄」

  資料從哪來

  訓練簽到表

  做到哪裡

  訓練紀錄表

  我想先做這一件 →
• 倉管物流產出表單

  出貨單對訂單

  一句交辦的話「出貨單跟訂單對一次」

  資料從哪來

  出貨單、訂單

  做到哪裡

  核對結果與差異清單

  我想先做這一件 →
• 倉管物流產出表單

  盤點差異表

  一句交辦的話「實盤跟系統庫存比一比」

  資料從哪來

  盤點表、系統庫存

  做到哪裡

  盤點差異表

  我想先做這一件 →
• 倉管物流打進系統

  進貨驗收登記

  一句交辦的話「貨到了，照採購單點收」

  資料從哪來

  送貨單、採購單

  做到哪裡

  ERP 進貨驗收單

  我想先做這一件 →
• 倉管物流打進系統

  入出庫登錄

  一句交辦的話「今天的入出庫單登進去」

  資料從哪來

  入庫單、出庫單

  做到哪裡

  庫存系統

  我想先做這一件 →
• 倉管物流產出表單

  安全庫存提醒

  一句交辦的話「低於安全庫存的列出來」

  資料從哪來

  庫存表、安全庫存量

  做到哪裡

  補貨提醒清單

  我想先做這一件 →
• 倉管物流打進系統

  調撥單登錄

  一句交辦的話「兩倉之間的調撥單登錄」

  資料從哪來

  調撥單

  做到哪裡

  庫存系統調撥紀錄

  我想先做這一件 →
• 倉管物流產出表單

  託運單建立

  一句交辦的話「今天要出的貨開託運單」

  資料從哪來

  當日出貨單

  做到哪裡

  物流託運單

  我想先做這一件 →
• 倉管物流產出表單

  效期到期提醒

  一句交辦的話「快到期的批號列出來」

  資料從哪來

  庫存批號與效期

  做到哪裡

  到期提醒清單

  我想先做這一件 →
• 生管製造打進系統

  工單開立

  一句交辦的話「這張訂單開成工單」

  資料從哪來

  訂單、用料表

  做到哪裡

  生產系統工單

  我想先做這一件 →
• 生管製造產出表單

  生產日報登錄

  一句交辦的話「今天各線的產量登日報」

  資料從哪來

  現場手寫日報

  做到哪裡

  生產日報表

  我想先做這一件 →
• 生管製造打進系統

  領料單登錄

  一句交辦的話「照工單把領料單登進去」

  資料從哪來

  領料單、工單

  做到哪裡

  庫存系統領料紀錄

  我想先做這一件 →
• 生管製造產出表單

  用料表更新

  一句交辦的話「設變通知的用料改一改」

  資料從哪來

  設計變更通知

  做到哪裡

  用料表

  我想先做這一件 →
• 生管製造產出表單

  檢驗紀錄登錄

  一句交辦的話「這批檢驗表登進系統」

  資料從哪來

  檢驗紀錄表

  做到哪裡

  品質紀錄

  我想先做這一件 →
• 生管製造產出表單

  不良原因統計

  一句交辦的話「這週的不良原因統計一下」

  資料從哪來

  現場不良紀錄

  做到哪裡

  不良統計表

  我想先做這一件 →
• 生管製造產出表單

  委外加工追蹤

  一句交辦的話「發出去加工還沒回的列出來」

  資料從哪來

  委外加工單、回廠紀錄

  做到哪裡

  委外追蹤清單

  我想先做這一件 →
• 生管製造產出表單

  設備保養紀錄登錄

  一句交辦的話「保養表登到設備履歷」

  資料從哪來

  保養檢查表

  做到哪裡

  設備履歷

  我想先做這一件 →
• 行政總務產出表單

  零用金登記

  一句交辦的話「零用金收據登到帳上」

  資料從哪來

  零用金收據

  做到哪裡

  零用金帳

  我想先做這一件 →
• 行政總務產出表單

  固定資產清冊更新

  一句交辦的話「新買的設備登財產清冊」

  資料從哪來

  採購驗收單

  做到哪裡

  財產清冊

  我想先做這一件 →
• 行政總務產出表單

  表單資料轉錄

  一句交辦的話「紙本表單打成電子檔」

  資料從哪來

  紙本表單

  做到哪裡

  電子表單或試算表

  我想先做這一件 →
• 行政總務產出表單

  合約到期提醒

  一句交辦的話「快到期的合約列出來」

  資料從哪來

  合約清單

  做到哪裡

  到期提醒清單

  我想先做這一件 →
• 行政總務產出草稿

  信件分類與回覆草稿

  一句交辦的話「信箱的信分類、擬回覆」

  資料從哪來

  公司信箱來信

  做到哪裡

  分類結果與回覆草稿

  我想先做這一件 →
• 行政總務產出表單

  會議室與公務車登記

  一句交辦的話「這週的借用申請排一排」

  資料從哪來

  借用申請

  做到哪裡

  借用登記表

  我想先做這一件 →
• 行政總務產出表單

  文具耗材請領彙整

  一句交辦的話「各部門請領的文具彙成一張」

  資料從哪來

  各部門請領單

  做到哪裡

  請領彙總表

  我想先做這一件 →
• 客服產出表單

  客訴單建檔分派

  一句交辦的話「今天的客訴建檔、分給負責的人」

  資料從哪來

  來信與電話紀錄

  做到哪裡

  客訴單

  我想先做這一件 →
• 客服產出表單

  退換貨登記

  一句交辦的話「這幾件退換貨登記起來」

  資料從哪來

  退換貨申請

  做到哪裡

  退換貨登記表

  我想先做這一件 →
• 客服產出表單

  保固查詢

  一句交辦的話「這個序號查還在不在保固」

  資料從哪來

  產品序號、出貨紀錄

  做到哪裡

  保固查詢結果

  我想先做這一件 →
• 客服產出表單

  維修單建檔

  一句交辦的話「報修的內容建成維修單」

  資料從哪來

  報修表單、照片

  做到哪裡

  維修單

  我想先做這一件 →
• 客服產出草稿

  到貨進度回覆

  一句交辦的話「客戶問貨到哪了，查了回他」

  資料從哪來

  訂單、物流單號

  做到哪裡

  回覆草稿

  我想先做這一件 →
• 客服產出草稿

  常見問題回覆草稿

  一句交辦的話「這些來信照常見問答擬回覆」

  資料從哪來

  客戶來信、常見問答

  做到哪裡

  回覆草稿（人確認後寄出）

  我想先做這一件 →
• 客服產出表單

  發票補寄申請

  一句交辦的話「要補寄發票的整理出來」

  資料從哪來

  客戶申請、發票紀錄

  做到哪裡

  補寄清單

  我想先做這一件 →
• 管理稽核產出表單

  日報月報彙整

  一句交辦的話「各部門日報彙成一張」

  資料從哪來

  各部門日報

  做到哪裡

  彙整報表

  我想先做這一件 →
• 管理稽核打進系統

  跨系統資料搬運

  一句交辦的話「訂單系統的資料搬進 ERP」

  資料從哪來

  訂單系統匯出資料

  做到哪裡

  ERP

  我想先做這一件 →
• 管理稽核產出表單

  稽核抽查清單

  一句交辦的話「這個月抽 10 筆出來查」

  資料從哪來

  當月交易與處理紀錄

  做到哪裡

  抽查清單與依據

  我想先做這一件 →
• 管理稽核產出表單

  報表彙整寄送

  一句交辦的話「週報彙整好寄給主管」

  資料從哪來

  各系統報表

  做到哪裡

  彙整週報

  我想先做這一件 →
• 管理稽核產出表單

  月結檢查表

  一句交辦的話「月結前該做的列出來檢查」

  資料從哪來

  月結作業項目

  做到哪裡

  月結檢查表

  我想先做這一件 →
• 管理稽核產出表單

  簽核逾期提醒

  一句交辦的話「卡在誰那裡沒簽的列出來」

  資料從哪來

  簽核紀錄

  做到哪裡

  逾期提醒清單

  我想先做這一件 →
• 管理稽核產出表單

  預算執行彙整

  一句交辦的話「各部門預算用了多少彙一下」

  資料從哪來

  費用明細、預算表

  做到哪裡

  預算執行表

  我想先做這一件 →
• 資訊產出表單

  帳號申請單登記

  一句交辦的話「新人的帳號申請單整理一下」

  資料從哪來

  帳號申請單

  做到哪裡

  帳號申請清單（交資訊人員開通）

  我想先做這一件 →
• 資訊產出表單

  權限盤點表

  一句交辦的話「離職的人還有哪些帳號列出來」

  資料從哪來

  人事異動、帳號清單

  做到哪裡

  權限盤點表

  我想先做這一件 →
• 資訊產出表單

  軟體授權到期提醒

  一句交辦的話「授權快到期的軟體列出來」

  資料從哪來

  軟體授權清單

  做到哪裡

  到期提醒清單

  我想先做這一件 →
• 資訊產出表單

  內部報修單登記

  一句交辦的話「同事報修的問題登記、分派」

  資料從哪來

  報修訊息

  做到哪裡

  報修單

  我想先做這一件 →
• 資訊產出表單

  備份檢查紀錄

  一句交辦的話「每天備份有沒有成功記一下」

  資料從哪來

  備份紀錄檔

  做到哪裡

  備份檢查表

  我想先做這一件 →
• 資訊產出表單

  舊系統資料匯出整理

  一句交辦的話「舊系統匯出的資料整理成新格式」

  資料從哪來

  舊系統匯出檔

  做到哪裡

  整理後的匯入檔

  我想先做這一件 →
• 資訊產出表單

  主檔重複資料比對

  一句交辦的話「重複的客戶資料找出來」

  資料從哪來

  客戶主檔

  做到哪裡

  疑似重複清單

  我想先做這一件 →

沒有找到符合的情境。這不代表做不到：只要是「收到資料、照規則判斷、打進系統或產出表單」的工作，都可以在洽談時提出來，我們用貴公司的流程實測。

「一句交辦的話」是舉例；「做到哪裡」寫的 ERP 與各種系統泛指貴公司現有的系統，實際要在貴公司的電腦上實機確認。找不到您的情境，也可以直接告訴我們是哪一件事。

想看更細的

細節都在這裡，點開就看。

12 項能力與目前狀態每一項都標了做到哪裡

核心能力

十項現在就有的能力，
兩項還在路上的也先講。

每一張卡下面都標了目前的狀態：哪些可以現場操作給您看，哪些還沒在客戶環境實測，哪些還在開發。

1. 01

   用白話教流程

   經手的同仁用講的描述平常怎麼做，它會追問沒講清楚的地方。不用寫程式，也不用畫流程圖。

   已有，可現場操作
2. 02

   產出看得懂的白話 SOP

   教完整理成一份白話 SOP：人看得懂，它也照著一步一步做。每一條註明是誰、哪一天教的。

   已有，可現場操作
3. 03

   讀單據：照片、PDF、Excel

   把單據放進來，它照 SOP 讀出需要的欄位；原始單據會留在結果旁邊對照。

   讀得準不準，用貴公司的單據實測
4. 04

   沒把握，先問人

   遇到對不上、看不清、規則沒講到的地方，它停下來把問題和選項擺出來，不自己往下填。

   已有，可現場操作
5. 05

   問過一次，記成規則

   回答時選「以後都這樣」，答案就寫進 SOP 並升一版；選「只有這次」就不存，下次再問。

   已有，可現場操作
6. 06

   多份資料互相比對

   訂單、進貨紀錄、請款單一次放進來逐項比對，對不起來的標出來；結果可以匯出成 Excel。

   已有，可現場操作
7. 07

   打進原本的系統：網頁填表

   網頁版的系統，它先看懂畫面上有哪些欄位再填；沒對上的欄位由人指給它看，預設停在送出之前。

   搶先體驗，尚未在真實系統實測
8. 08

   打進原本的系統：鍵盤輸入

   桌面版的 ERP，用鍵盤輸入的方式一欄一欄打進去；老舊電腦另有免安裝的做法。

   尚未在客戶環境實測
9. 09

   每一筆留稽核依據

   原始單據、依據哪一版 SOP 的哪一條、誰回答、誰確認，逐筆記錄；紀錄只增不改，可以驗證有沒有被動過。

   已有，可現場操作
10. 10

    流程版本與回復

    要改做法，標一句、講一句；生效前先拿過去的單據重跑看影響，核准才生效，不合適可以退回舊版。

    已有，可現場操作
11. 11

    LINE 入口

    規劃讓同仁在 LINE 裡交辦、傳單據照片、回答問題。目前只用模擬訊息測過。

    開發中，尚未開放
12. 12

    帳號登入與角色權限

    「提出修改的人」與「核准的人」分開、每家公司各自的資料空間。目前姓名由操作的人填寫。

    尚未實作，導入時另行設定

狀態照實標：以下能力目前是在我們自己做的示範系統上操作；貴公司的系統在到場導入時接上，當場實機確認。做不到與還沒驗證的事，集中列在「先講在前面」。

各產業、各部門從哪裡開始6 個產業、10 個部門的對照

適用產業 × 部門

行業不同，卡住的地方很像。

先從產業或部門對照，看哪幾件事最常拿來當第一個流程。按部門名稱，會直接帶您到上面的部門方案。這張表是適用範圍的整理。

產業／部門	常見的卡點	從哪裡開始	常拿來當第一個流程
依產業看
製造業	料號多，單據橫跨採購、倉管、生管，靠資深同仁記	採購倉管物流生管製造財務會計	採購單建立、進貨驗收登記、工單開立、生產日報登錄
貿易批發	訂單來源雜，每個客戶的寫法都不一樣，轉單打不完	業務財務會計採購	訂單轉銷貨單、聊天訊息訂單建檔、報價單製作、應收帳款沖銷
零售與電商	訂單多、金額小，對帳與庫存要一直更新	財務會計倉管物流客服	銀行對帳、出貨單對訂單、盤點差異表、退換貨登記
餐飲	進貨單據每天一疊，行政人手少，一拖就是一個月	財務會計人資行政總務	進項發票登打、廠商對帳單核對、排班表登錄、零用金登記
診所	行政一兩個人包辦叫貨、記帳、算薪水（不處理病歷、掛號與健保申報）	財務會計人資行政總務	進項發票登打、薪資與勞健保級距重算、加班與出勤彙整、固定資產清冊更新
會計師與記帳士事務所	每家客戶的做法不同，旺季全事務所都在打同樣的東西	財務會計管理稽核	進項發票登打、傳票登打、銀行對帳、扣繳資料整理
依部門看
財務會計	發票、對帳、沖帳，量大又不能錯	看 10 個情境	進項發票登打、銷項發票開立資料整理、銀行對帳
業務	訂單從訊息、傳真、照片進來，轉單費時	看 8 個情境	訂單轉銷貨單、聊天訊息訂單建檔、報價單製作
採購	請購、比價、追交期，都靠人工彙整	看 8 個情境	採購單建立、廠商報價比價表、請購單彙總
人資	出勤、假單、級距，每個月重複核算	看 8 個情境	薪資與勞健保級距重算、加班與出勤彙整、新進人員資料建檔
倉管物流	單據和實際數量要逐項核對	看 8 個情境	出貨單對訂單、盤點差異表、進貨驗收登記
生管製造	現場的手寫紀錄，還要再打進系統	看 8 個情境	工單開立、生產日報登錄、領料單登錄
行政總務	零散的表單與登記多，容易漏	看 7 個情境	零用金登記、固定資產清冊更新、表單資料轉錄
客服	來信與報修要建檔、分派、回覆	看 7 個情境	客訴單建檔分派、退換貨登記、保固查詢
管理稽核	報表靠各部門的資料人工拼起來	看 7 個情境	日報月報彙整、跨系統資料搬運、稽核抽查清單
資訊	申請、盤點、到期提醒，都靠人記	看 7 個情境	帳號申請單登記、權限盤點表、軟體授權到期提醒

挑您的行業，看一線同仁的心聲

製造業 貿易批發 零售與電商 餐飲 診所 會計師與記帳士事務所

製造業

這一行常有的心聲料號幾千個，哪個客戶用哪一版，只有做最久的那一位記得。

• 採購單建立請購核准後，照品項與廠商開採購單。
• 進貨驗收登記到貨照採購單點收，短少的另外列出。
• 出貨單對訂單出貨前逐項核對，不一樣的先停下來。
• 盤點差異表實盤數量對系統庫存，列出差異。

到場導入怎麼進行五個步驟，每個階段大約多久（預估）

到場導入

我們到現場導入，
用你的單據教它一次。

您不用帶著單據跑來找我們，也不用先整理資料。我們過去，在貴公司的電腦上，用貴公司平常在處理的單據做一次。

1. 我們到貴公司約好時間，由我們過去。到場前先用電話或線上了解要處理哪一件事。
2. 用貴公司的電腦與單據在平常登打的那台電腦上，用平常在處理的單據；單據不用離開公司。
3. 現場教它一個流程請經手的同仁用講的教一次，它追問沒講清楚的地方。
4. 當場跑給你看拿幾張真的單據實際跑：哪裡做得到、哪裡會停下來問、哪裡對不上，當場列成清單。
5. 留下白話 SOP教完的這個流程，整理成一份白話 SOP 留給貴公司：看得懂，也可以自己改。

我們到現場導入，用你的單據教它一次。

預約到場導入

每一套系統的欄位順序與存檔方式不同，所以到場的第一個驗收點就是「實機對欄位」；對不上的，當場告訴您。到場的範圍、時間與費用，在第一次洽談時講定。

到場之後，每個階段的產出

1. 到場前：需求了解用電話或線上了解貴公司想處理的流程、使用的系統，以及實際經手的同仁怎麼做。大約多久：約 1 小時（電話或線上）（預估）　需要貴公司：負責人或主管，加上經手的同仁
2. 到場：以貴公司的單據教一次、跑一次請經手的同仁用講的教一次，再拿貴公司自己的單據實際跑。哪裡做得到、哪裡會停下來問，當場確認。大約多久：約半天（預估）　需要貴公司：一位熟悉流程的同仁
3. 範圍與驗收標準書面確認要做哪些流程、做到什麼程度算完成、資料怎麼處理，寫成書面，雙方確認。大約多久：約 3 個工作天（預估）　需要貴公司：有權決定的主管
4. 上線與交接在貴公司的電腦上實機確認後上線；白話 SOP 與操作方式交接給負責的同仁。大約多久：約 1～2 週（預估）　需要貴公司：負責的同仁
5. 後續調整做法有變動時，由同仁標記要改的那一句，經核准後生效；需要我們協助時再提出。大約多久：視需要，每次約 1～2 個工作天（預估）　需要貴公司：負責的同仁

試跑方案先試跑，再決定要不要導入

試跑方案

先用貴公司的單據試跑，再決定要不要導入。

預約之後的第一步是到場試跑，不是簽約。試跑的內容如下；下面的天數與做法是預估，實際在第一次洽談時講定並寫成書面。

01

試跑範圍

一到兩個流程，由貴公司挑每天最花時間的那一件開始。

02

進行方式

我們到貴公司，用貴公司自己的單據，在貴公司的電腦上實機確認：哪裡做得到、哪裡會停下來問，當場列成清單。

03

貴公司需要配合的事

• 指定一位熟悉流程的同仁，用講的教它。
• 提供試跑用的樣本單據。

04

驗收方式

試跑開始前，把「做到什麼程度算通過」事先書面約定，雙方確認。

05

沒達到約定標準怎麼辦

沒達到書面約定的標準，就不進入正式導入；要調整後重跑還是就此停止，由雙方決定

06

試跑結束會拿到什麼

一份白話 SOP、試跑結果，以及「哪些做得到、哪些會停下來問」的清單。

目前的預估與做法：約 2 週（預估） 依流程數量與複雜度報價，第一次洽談時提供書面報價 沒達到書面約定的標準，就不進入正式導入；要調整後重跑還是就此停止，由雙方決定

預約到場導入，談試跑或直接寄信給我們。

算算看：手動登打一年花多少填貴公司的數字

成本試算

手動登打，
一年花掉多少？

把貴公司的數字填進去。這裡算的是「現在花掉的時間與人事成本」，不是我們的成效承諾。預設值是一組示意數字：每天 60 張、每張 3 分鐘、每月 22 個工作天，一年 792 小時。

每天處理幾張單據發票、訂單、對帳明細，全部加起來。

張

每張花幾分鐘從拿到單據到打完存檔。

分鐘

每月工作天數實際上班的天數。

天

負責人員的月薪可以改成貴公司的實際數字。

元

花在手動登打的時間

每天3小時

每月66小時

每年792小時

這些時間換算的人事成本

每月約14,250元

每年約171,000元

怎麼算的

• 每天60 張 × 3 分鐘 ＝ 180 分鐘 ＝ 3 小時
• 每月3 小時 × 22 天 ＝ 66 小時
• 每年66 小時 × 12 個月 ＝ 792 小時
• 時薪38,000 元 ÷ 22 天 ÷ 8 小時 ≈ 215.9 元
• 每月成本66 小時 × 215.9 元 ≈ 14,250 元
• 每年成本14,250 元 × 12 個月 ＝ 171,000 元

這是試算，不是承諾。這是依您輸入的數字做的試算。導入後實際能省下多少，要看您的流程與單據狀況，我們到場時，用貴公司的單據與數字一起算。人事成本只用月薪換算，沒有計入勞健保、獎金等其他費用。

預約到場導入，用貴公司的數字算一次

內控與稽核人確認、可回溯、紀錄只增不改

會不會出事｜內控與稽核

自動化之後，內控不能變鬆。

這一段寫給財務長與稽核主管。以下四點是產品本身的設計，洽談時可以逐項操作給您看。其中帳號登入與核准權限的分離，目前產品還沒有，要在導入時依貴公司的組織設定。

1. 01

   人確認與核准

   系統依白話 SOP 建單；重要動作由人按下確認後才執行。SOP 的修改，要按下核准才生效。

   目前還沒有帳號登入與角色權限：「提出的人」與「核准的人」分開，要在導入時設定。

2. 02

   每一筆可回溯

   每一筆處理都記下原始單據、依據的是哪一版 SOP 的哪一條、誰回答了問題、誰做了確認。

   事後查帳，從任何一筆都能往回查。

3. 03

   紀錄只增不改

   稽核紀錄只能新增，不能修改；並且可以驗證紀錄有沒有被動過。

   驗證方式可在洽談時實際操作。

4. 04

   SOP 的版本與核准

   每條規則註明是誰、哪一天教的。修改前先用過去的單據重跑，列出會受影響的單據；核准後生效，也可以退回舊版。

   規則怎麼變的，有紀錄可查。誰可以核准，同樣在導入時設定。

稽核時常被問到的問題，在哪裡查得到

問題	查哪裡
這一筆是依據什麼填的？	該筆紀錄的「原始單據」與「依據規則」（SOP 版次與條號）。
當時是誰決定、誰放行的？	該筆紀錄的「誰回答」與「誰確認」，含日期時間。（在帳號登入做好之前，姓名由操作的人填寫。）
這條規則是誰訂的、什麼時候改過？	白話 SOP 每一條的教導人與日期，以及各版本的核准紀錄。
紀錄事後有沒有被改過？	紀錄只增不改；可用驗證功能確認是否完整、未被改動。

以上是產品功能的說明，不是第三方認證或稽核意見。是否符合貴公司的內控制度，請由貴公司的稽核人員與會計師判斷，我們配合提供所需的說明。

資料會去哪裡一張單據實際經過的路

會不會出事｜資料與保密

資料會去哪裡，
先講清楚。

我們不打算用一句保證帶過。下面這張圖，就是一張單據實際會經過的路。

貴公司內部｜您的電腦與 ERP

公司外部｜雲端

公司內部

單據紙本、照片或檔案，由同仁放進來。

放入

公司內部｜您的電腦

流程快手照白話 SOP 做事；登打的動作在您的電腦上執行。

單據內容送出判讀加密連線判讀結果傳回

公司外部｜雲端

AI 模型服務讀懂單據上寫了什麼，把結果傳回來。

準備登打

公司內部

人確認重要動作，由人確認後才執行。

確認後

公司內部

現有的 ERP 與帳留在原地，不搬家、不換系統。

稽核紀錄上面每一步都留下一筆紀錄：只能新增，不能修改，可以驗證有沒有被動過。

• 會送出去的

  單據內容

  要讓 AI 讀懂單據，內容會經由加密連線，送到雲端的 AI 模型服務處理。

• 留在原地的

  ERP 與帳

  把資料打進 ERP 的動作，在貴公司自己的電腦上進行。ERP 和帳都留在原地。

• 查得到的

  每一筆的依據

  看了哪張單據、依據哪條規則、誰回答、誰確認，事後都查得到。

• 由人決定的

  重要動作

  沒把握就停下來問；重要動作一律由人確認後才執行。

資料去向，四件要講到底的事

• 使用的 AI 模型服務供應商〔AI 模型服務供應商：待我方確認後填入〕
• 資料處理地區〔資料處理地區：待我方確認後填入〕
• 是否用於訓練〔是否用於訓練：待我方確認後填入〕
• 保存多久〔保存期限：待我方確認後填入〕

如果資料處理地區在境外，就屬於跨境傳輸；貴公司若有這方面的限制，請在洽談時先告知。

洽談時可以逐項確認的事

• 保密協議洽談與試跑前，可先簽署保密協議。
• 資料處理方式寫進合約哪些資料會送出、存放在哪裡、保存多久，逐項說明並寫進合約。
• 資料不能離開公司的需求有這類需求，請在洽談時提出，我們會照實說明做得到與做不到的部分。到場導入時，單據不用離開貴公司。

目前做不到與還沒驗證的事先講在前面

先講在前面

目前做不到，與還沒驗證的事。

與其等您在會議上問出來，不如我們先列。下面每一項，洽談時都可以當面追問。

做不到

不在目前範圍內的事

• 自動收發 Email、自動上網抓資料、對外發文、打電話它處理的是「收到資料、依規則判斷與換算、產出表格或打進系統、不確定就問人」這一類工作。
• 規則講不出來的判斷每次都要靠經驗臨場決定、講不出依據的事，不適合交給它。
• 一次批次跑完很多家公司的單據目前一次處理一份單據，或一組要互相比對的單據；沒有批次排程，多公司的資料隔離也還沒做。
• 不出錯的保證任何工具都可能出錯。我們能給的是設計：沒把握先問、重要動作由人確認、每一筆可追。

還沒驗證

做了，但還沒在客戶環境驗證的事

• 在貴公司的 ERP 上實際登打目前是在我們自己做的示範 ERP 畫面上跑。每一套 ERP 的欄位順序與存檔方式不同，所以試跑的第一個驗收點就是實機對欄位。
• 老舊電腦的免安裝做法已經設計好，尚未在客戶的電腦上實測。
• 單據判讀的準確度沒有可以對外公布的數字。手寫、模糊、蓋章壓到字的單據讀得如何，要用貴公司的單據實測；讀不準的地方，設計上是停下來問人。
• LINE 入口開發中，只用模擬訊息測過，還沒有接上真實的 LINE 帳號。
• 帳號登入與角色權限還沒做。「提出修改的人」與「核准的人」分開，要在導入時設定。
• 78 種適用情境產品是通用的，理論上都可以教；但還沒有每一個都實際教過、跑過，要用貴公司的流程確認。

我們是誰

我們是誰

把帳交給誰，應該先知道。

流程快手由適才科技股份有限公司開發，並由我們的團隊到現場導入。

公司與目前階段

公司名稱

適才科技股份有限公司

官方網站

urfit.com.tw

聯絡信箱

[email protected]

目前階段

產品已可現場操作示範，開放預約到場導入

常見問題

常見問題

您可能想先問的事。

公司的資料會不會外流？

這個問題不應該用一句「絕對安全」帶過。照實說：單據要讓 AI 讀懂，內容會經由加密連線送到雲端的 AI 模型服務處理；把資料打進 ERP 的動作，則是在貴公司自己的電腦上進行，ERP 和帳都留在原地。哪些資料會送出、存放在哪裡、保存多久，我們會在洽談時逐項說明並寫進合約，您聽完覺得可以接受，再談下一步。有資料不能離開公司的需求，也請在洽談時提出。

另外，每一筆處理都有紀錄：看了哪張單據、依據哪條規則、誰確認，事後都查得到。

導入怎麼進行？要把單據帶去哪裡嗎？

不用。是我們到貴公司：用貴公司的電腦與單據，現場請經手的同仁教它一個流程，當場跑給您看，最後把這個流程的白話 SOP 留下來。單據不用離開公司，也不用事先整理。

到場之前，我們會先用電話或線上了解要處理的是哪一件事、用的是什麼系統。

要不要換掉現在的 ERP？

不用換 ERP。它是在現有的 ERP 上替人把資料打進去，原本的系統和帳都留在原地。每家公司的 ERP 與電腦環境不同，所以由我們到現場，先在貴公司的電腦上實機確認；老舊電腦的免安裝做法，目前還沒有在客戶環境實測過。

員工不太會用電腦，怎麼辦？

教它的方式就是講話：把平常怎麼做事講出來，它會追問沒講清楚的地方。產出的 SOP 是白話文，不是程式。

LINE 入口還在開發中，尚未開放；目前是在電腦的瀏覽器上操作。

它做錯了怎麼辦？

老實說，任何工具都可能出錯，人也一樣。所以我們的設計是：沒把握就停下來問人，而不是自己往下填；重要動作一律由人確認後才執行。

萬一事後發現有問題，每一筆都查得到它依據的是哪條規則、誰確認的，可以把那條規則改掉；改了不合適，也能退回舊版。

費用怎麼算？

先從試跑開始。試跑的範圍、天數與費用，在第一次洽談時確認並寫成書面。目前的計價方式：依流程數量與複雜度報價，第一次洽談時提供書面報價

從洽談到上線，大概多久？

先試跑一到兩個流程，試跑天數：約 2 週（預估）。正式導入的時程依流程數量而定，在試跑結束時一併書面確認。

需要我們的人花多少時間？

需要指定一位熟悉流程的同仁，用講的教它，並提供試跑用的樣本單據。預估需要的時數：試跑期間合計約 4～6 小時（預估）。

試跑不滿意怎麼辦？

試跑前會先把驗收方式寫成書面。沒有達到約定標準時的處理方式：沒達到書面約定的標準，就不進入正式導入；要調整後重跑還是就此停止，由雙方決定。

AI 服務斷線或出錯時，原本的作業會不會停擺？

不會。原本的 ERP 與人工作業不受影響，隨時可以回到人工登打。它是在現有流程之外多一個幫手，不是把原本的做法拿掉。

和傳統的流程自動化工具有什麼不同？

右欄是一般常見的情況，實際會因工具與導入方式而不同。

比較項目	流程快手	傳統流程自動化工具
誰來做	實際做事的員工，用講的教。	通常要由工程師或顧問來設計、撰寫流程。
產出什麼	一份白話 SOP，人看得懂，系統也照著執行。	多半是程式或流程圖，不熟的人不容易看懂。
遇到例外	停下來問人；答案可以存成規則，下次不再問。	沒有事先設計到的狀況，通常會中斷，等人回頭修改流程。
人離職	規則留在文件裡，註明是誰、哪一天教的。	流程為什麼這樣設計，往往只有當初經手的人清楚。
稽核	每一筆有原始單據、依據規則、回答人與確認人；紀錄只能新增，可驗證是否被動過。	一般有執行紀錄；能不能回答「為什麼這樣填」，視工具而定。

哪些事它做不到？

請看上面的「目前做不到與還沒驗證的事」，我們把做不到的、還沒在客戶環境驗證的，都列在那裡。